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Notice of Privacy Practices

This notice, describes how medical information about you may be used and disclosed and how you can get access to this information. Please review it carefully.


Notice Of Privacy Practices


Notificación Acerca de Las Practicas de Privacidad

Effective Date: November 5, 2018

Our goal is to take appropriate steps to attempt to safeguard any medical or other personally identifying information that is provided to us. Protection of patient privacy is of paramount importance to this organization. We are required to: (i) maintain the privacy of protected health information provided to us; (ii) provide notice of our legal duties and privacy practices with respect to protected health information; and (iii) abide by the terms of our Privacy Notice currently in effect.

This Privacy Notice describes the practices of all employees, staff and other Kaweah Health (“Kaweah Health”) personnel, any health care professional authorized to enter information in your Kaweah Health chart, all departments, units and facilities of Kaweah Health, any member of a volunteer group we allow to help you while you are using Kaweah Health services, and all physicians, residents, medical students, students, and allied health professionals who provide care at any Kaweah Health facility.


We may use and disclose personal and identifiable health information in different ways. All of the ways in which we may use and disclose information will fall within one of the following categories, but not every use or disclosure in a category will be listed.
For Treatment. We will use health information about you to furnish services and supplies to you, in accordance with our policies and procedures. For example, we will use your medical history, such as any presence or absence of heart disease, to assess your health and perform requested diagnostic or therapeutic services. Additionally, Kaweah Health may share information we obtain or create about you through Health Information Exchanges (HIEs), as permitted by law, to provide a better coordination of care.

For Payment

We will use and disclose health information about you to bill for our services and to collect payment from you or your insurance company. For example, we may need to provide your current medical condition to an insurance company to get paid for the consultation, examination or other services that we have furnished to you. We may also need to inform your payor of the tests that you are going to receive in order to obtain prior approval, or to determine whether the service is covered.

For Health Care Operations

We may use and disclose information about you for the general operation of our business. For example, we sometimes arrange for accreditation organizations auditors or other consultants to review our practice, evaluate our operations, and tell us how to improve our services. We may use your health information to help us educate medical staff, residents, medical students and students. For example, Kaweah Health has relationships with a variety of schools of healthcare professionals. In addition, through our affiliation with Kaweah Health, residents often rotate through most services provided at Kaweah Health. All staff, residents, and students must sign a confidentiality agreement before accessing any health information of Kaweah Health.

Public Policy Uses and Disclosures. There are a number of public policy reasons why we may disclose information about you.

  • We may disclose health information about you when we are required to do so by federal, state, or local law.
  • We may disclose protected health information about you in connection with certain public health reporting activities. For instance, we may disclose such information to a public health authority authorized to collect or receive protected health information for the purpose of preventing or controlling disease, injury or disability, or at the direction of a public health authority, to an official of a foreign government agency that is acting in collaboration with a public health authority. Public health authorities include state health departments, the Center for Disease Control, the Food and Drug Administration, the Occupational Safety and Health Administration and the Environmental Protection Agency, to name a few.
  • We are also permitted to disclose protected health information to a public health authority or other government authority authorized by law to receive reports of child abuse or neglect. Additionally, we may disclose a person’s protected health information subject to the Food and Drug Administration’s power for the following activities: to report averse events, product defects or problems, or biological product deviations, to track products, to enable product recalls, repairs or replacements, or to conduct post marketing surveillance. We may disclose your protected health information in situations of domestic abuse or elder abuse.
  • We may disclose protected health information in connection with certain health oversight activities of licensing and other agencies. Health oversight activities include audit, investigation, inspection, licensure or disciplinary actions, and civil, criminal, or administrative proceedings or actions or any other activity necessary for the oversight of 1) the health care system.

2) governmental benefit programs for which health information is relevant to determining beneficiary eligibility, 3) entities subject to governmental regulatory programs for which health information is necessary for determining compliance with program standards, or 4) entities subject to civil rights laws for which health information is necessary for determining compliance.

  • We may disclose information in response to a warrant, subpoena, or other order of a court or administrative hearing body, and in connection with certain government investigations and law enforcement activities.
  • We may release personal health information to a coroner or medical examiner to identify a deceased person or determine the cause of death. We may also release personal health information to organ procurement organizations, transplant centers, and eye or tissue banks.
  • We may release your personal health information to workers’ compensation or similar programs.
  • Information about you also will be disclosed when necessary to prevent a serious threat to your health and safety or the health and safety of others.
  • Special Situations. We may use or disclose certain personal health information about your condition and treatment for research purposes where an Institutional Review Board or a similar body referred to as a Privacy Board determines that your privacy interests will be adequately protected in the study. We may also use and disclose your protected health information to prepare or analyze a research protocol and for other research purposes.
  • If you are a member of the Armed Forces, we may release personal health information about you as required by military command authorities. We also may release personal health information about foreign military personnel to the appropriate foreign military authority.
  • We may disclose your protected health information for legal or administrative proceedings that involve you. We may release such information upon order of a court or administrative tribunal. We may also release protected health information in the absence of such an order and in response to a discovery or other lawful request, if efforts have been made to notify you or secure a protective order.
  • If you are an inmate, we may release protected health information about you to a correctional institution where you are incarcerated or to law enforcement officials.
  • Finally, we may disclose protected health information for national security and intelligence activities and for the provision of protective services to the President of the United States and other officials or foreign heads of state.
  • Psychotherapy Notes. Psychotherapy notes means notes recorded (in any medium) by a health care provider who is a mental health professional documenting or analyzing the contents of conversation during a private counseling session or a group, joint, or family counseling session and that are separated from the rest of the individual’s medical record. We may use or disclose your psychotherapy notes, as required by law, or; for use and/or oversight by the originator of the notes, in supervised mental health training programs for students, trainees, or practitioners, by the covered entity to defend legal action or other proceeding brought by the individual, to prevent or lessen a serious and imminent threat to the health or safety of a person or the public, for use or disclosure to coroner or medical examiner to report a patient’s death, for use or disclosure to the Secretary of DHHS in the course of an investigation.
  • Our Business Associates. We contract with outside entities that perform business services for us, such as billing companies, management consultants, quality assurances reviewers, accountants or attorneys. In certain circumstances, we may disclose your health information to these business associates so they can perform services on our behalf. We will have a written contract in place with the business associate requiring the protection of the privacy and security of your health information.
  • Individuals Involved in Your Care or Payment for Your Care. We may disclose information to individuals involved in your care or in the payment for you care, but we will obtain your agreement before doing so. This includes people and organizations such as your spouse, your other doctors, their office staff, or an aide who may be providing services to you. Although we must be able to speak with your other physicians or health care providers, you can let us know if we should not speak with other individuals, such as your spouse or family. If you arrive at Kaweah Health unconscious or otherwise unable to communicate, we may release personal health information to identify and contact a surrogate decision maker for your health care decisions (e.g., a family member or agent under a health care power of attorney).
  • Treatment Alternatives. We may disclose medical information to recommend possible treatment options or alternatives to you.

Health-Related Benefits and Services.

We may disclose medical information in order to inform you about health-related benefits or services.

Fundraising Activities.

We may use or disclose medical information to contact you regarding fundraising activities for Kaweah Health. This medical information may be disclosed to Kaweah Health Hospital Foundation for similar purposes. If we contact you, the communication will include instructions on how to opt-out of future fundraising activities.


We are required to obtain written authorization from you for any other uses and disclosures of medical information other than those described above. Examples listed, but not limited to, psychotherapy notes, the use of protected health information for marketing purposes, and for the sale of protected health information. If you provide us with such permission, you may revoke that permission, in writing, at any time. If you revoke your permission, we will no longer use or disclose personal information about you for the reasons covered by your written authorization. We will be unable to take back any disclosures already made based upon your original permission.


You have the right to ask for restrictions on the ways in which we use and disclose your medical information beyond those imposed by law. We will consider your request, but we are not required to accept your request. However, if you pay for a service or health care item out-of-pocket in full (meaning your insurance carrier will not be billed), you may ask us not to use or disclose your health information to your health insurance carrier for the purposes of seeking payment or our operations. We will accept your request unless a law requires us to share your information.
You have the right to request that you receive confidential communications containing your protected health information from us by alternative means or at alternative locations. For example, you may ask that we only contact you at home or by mail.

In the event of a confirmed breach of your unsecured medical information, we are obligated to notify you within 15 business days.

Except under certain circumstances, you have the right to inspect and receive copies of medical and billing records about you. Copies of such records may be provided in an electronic format, as requested, and where information is available in an electronic format. If you ask for copies of this information, we may charge you a fee for clerical services, copying, and mailing. Your request can be made by contacting the Health Information Management Department at (559) 624-2218.

If you believe that information in your records is incorrect or incomplete, you have the right to ask us to correct the existing information or correct the missing information. Under certain circumstances, we may deny your request.

You have a right to ask for a list of instances when we have disclosed your medical information. If you ask for this information from us more than once every twelve months, we may charge you a fee.

You have the right to a copy of this Notice in paper form or may access the Notice on our website You may ask us for a copy at any time.

To exercise any of your rights or for more information, please contact us in writing at the following address: Kaweah Health, Attention: Compliance and Privacy Officer, 400 W. Mineral King Ave., Visalia, California 93291.


We reserve the right to make changes to this notice at any time. We reserve the right to make the revised notice effective for personal health information we have about you as well as any information we receive in the future. In the event there is a material change to this Notice, the revised Notice will be posted. In addition, you may request a copy of the revised Notice at any time.


If you have any complaints concerning our Privacy Policy, you may contact Kaweah Health, Attention: Compliance and Privacy Officer, 400 W. Mineral King Ave., Visalia, California 93291, and telephone number (559) 624-5006. You may also contact the Secretary of the Department of Health and Human Services, 200 Independence Avenue, SW, Room 509F, HHH Building, Washington, D.C. 20201 (email:, or by telephone: 1-877-696-6775. You will not be retaliated against for filing a complaint.



Nuestra meta es tomar las medidas adecuadas para tratar de proteger toda información que recibimos de salud o información que identifique a alguna persona. La protección de la privacidad de pacientes es de suma importancia para esta organización. Se nos exige que: (i) mantengamos la privacidad de la información de salud protegida que recibimos; (ii) proporcionemos notificación acerca de nuestros deberes legales; y (iii) cumplamos con los términos de nuestra Notificación sobre la Privacidad que actualmente esté en vigor. Esta Notificación acerca de la Privacidad describe las prácticas de todos los empleados, el personal y otros trabajadores de Kaweah Health (Kaweah Health, por sus siglas en inglés), todo profesional de salud autorizado para ingresar información a su expediente médico de Kaweah Health, todos los departamentos, las unidades e instalaciones de Kaweah Health, cualquier miembro de un grupo de voluntarios a quienes permitamos ayudarle mientras usted reciba servicios de Kaweah Health, y todos los médicos, residentes, estudiantes médicos y profesionales aliados del cuidado de la salud quienes brindan cuidados en cualquiera de las instalaciones de Kaweah Health.


Nosotros pudiéramos, en diferentes maneras, utilizar y divulgar información de salud que identifique a alguna persona. Toda forma en que podemos utilizar y divulgar información se clasificará en una de las siguientes categorías, pero en esta lista no se incluirán todos los usos o divulgaciones.

Para fines de tratamiento. Utilizaremos información de su salud para proveerle servicios y suministros médicos, conforme a nuestra política y procedimientos. Por ejemplo, utilizaremos su historial médico, tal como alguna presencia o ausencia de una enfermedad cardíaca, para evaluar su salud y llevar a cabo servicios de diagnóstico o terapéuticos que hayan sido solicitados. Además, Kaweah Health puede compartir la información que obtengamos o creamos acerca de usted por medio de Intercambios de información de salud (HIEs, por sus siglas en inglés), según sea permitido por la ley, para proporcionar una mejor coordinación de cuidados.

Para recibir pago. Utilizaremos y divulgaremos información de su salud con el fin de facturar por nuestros servicios y para recibir pago de su parte o de su compañía de seguro. Por ejemplo, es posible que necesitemos dar a una compañía de seguros información acerca de su condición actual para que se nos pague por la consulta, examen u otros servicios que le hayamos proporcionado. Además le pudiéramos informar a su pagador acerca de los exámenes que usted va a recibir para así obtener autorización previa o para determinar si el servicio está cubierto.

Para funcionamiento administrativo de atención médica. Podríamos utilizar y divulgar su información para las operaciones generales de nuestra empresa. Por ejemplo, en ocasiones hacemos arreglos para que organizaciones acreditadas, auditores u otros especialistas examinen nuestras prácticas, evalúen nuestras funciones administrativas, y nos indiquen cómo mejorar nuestros servicios. Pudiéramos usar su información de salud por propósitos de educación a nuestro personal médico, médicos residentes, estudiantes médicos y estudiantes en general. Kaweah Health tiene relaciones profesionales con una variedad de escuelas de profesionales de cuidados médicos. Además, por medio de nuestra afiliación con Kaweah Health, los residentes turnan por la mayoría de los servicios proporcionados en Kaweah Health. Todo personal, los médicos residentes y los estudiantes tienen que firmar un acuerdo de confidencialidad antes de tener acceso a alguna información médica de Kaweah Health.

Usos y divulgaciones de la política pública. Existen varias razones de política pública por las cuales pudiéramos divulgar su información.

  • Podríamos divulgar su información de salud cuando se nos requiera por la ley federal, estatal o local.
  • Podríamos divulgar su información de salud en conexión a ciertas actividades de informe de salud pública. Por ejemplo, podríamos divulgar dicha información a una autoridad de salud pública autorizada para colectar o recibir información protegida para el propósito de prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades o bajo la dirección de una autoridad de salud pública a un oficial de una agencia de un gobierno extranjero que está actuando en colaboración con una autoridad de salud pública. Autoridades de la salud pública incluyen departamentos de la salud estatal, el centro para el control de enfermedades, la administración de alimentos y medicamentos, la administración ocupacional de la seguridad y salud y la agencia de la protección del medio-ambiente para nombrar algunas.
  • También se nos permite divulgar información protegida a una autoridad de salud pública u otras autoridades gubernamentales autorizadas por la ley para recibir reportes de abuso o negligencia de niños. Además, podríamos divulgar la información protegida de una persona sujeta al poder de la administración de alimentos y medicamentos por las siguientes actividades: para reportar eventos adversos, defectos o problemas de productos o desviaciones biológicas de los productos, para rastrear los productos, para retirar del mercado, reparaciones o reemplazos de productos o para conducir una vigilancia de la comercialización después que los productos son vendidos. Podríamos divulgar su información de salud en situaciones de violencia doméstica o abuso de ancianos.
  • Podríamos divulgar información protegida de salud en conexión a ciertas actividades de supervisión de la salud en cuestiones de licenciatura y otras agencias. Actividades de supervisión de la salud incluyen auditorias, investigaciones, inspecciones, acciones de licenciatura o disciplinarias y procedimientos o acciones civiles, criminales o administrativos o cualquier otra actividad necesaria para la supervisión de 1) el sistema de cuidados de salud, 2) programas de beneficios gubernamentales para los cuales la información de salud es pertinente para determinar la elegibilidad del beneficiario, 3) entidades sujetas a programas regulatorios gubernamentales para las cuales la información de salud es necesaria para determinar el cumplimiento con estándares del programa, o 4) entidades sujetas a leyes de derechos civiles por las cuales la información de salud es necesaria para determinar cumplimiento.
  • Podríamos divulgar información en respuesta a una orden, citación, u otra orden de la corte o entidad administrativa, y en conexión con ciertas investigaciones gubernamentales y actividades del orden público.
  • Podríamos divulgar información personal de salud a un médico forense o examinador médico para identificar a un difunto o determinar la causa de muerte. También podríamos divulgar información personal de salud a organizaciones y bancos de ojos o tejidos.
  • Podríamos divulgar información de salud personal a programas como compensación al trabajador o programas similares.
  • Información acerca de usted también será divulgada cuando sea necesario para prevenir una amenaza seria a su salud y seguridad o la salud y seguridad de los demás.
  • Situaciones especiales. Podríamos utilizar o divulgar cierta información de salud personal acerca de su condición y tratamiento para fines de investigaciones en lo cual un consejo de revisión institucional o una entidad similar, como un consejo privado, determinará que sus intereses de privacidad serán adecuadamente protegidos durante el estudio. También podríamos utilizar y divulgar información de salud para preparar o analizar un protocolo de investigación y para otros propósitos de investigación.
  • Si usted es miembro de las fuerzas armadas, podríamos divulgar información de su salud según lo exijan las autoridades de comando de las fuerzas armadas. También podríamos divulgar información de salud acerca del personal de las fuerzas armadas de otro país, a la autoridad apropiada de las fuerzas armadas de dicho país.
  • Podríamos divulgar información de su salud protegida para cuestiones legales o administrativas que lo implican a usted. Podríamos divulgar dicha información bajo petición de una orden de la corte o tribunal administrativo También podríamos divulgar información de salud protegida en la ausencia de dicha orden y en respuesta a un hallazgo u otro pedido legal, si se han hecho esfuerzos por notificarle o para resguardar una orden de protección.
  • Si usted es un preso, podríamos divulgar su información de salud a una institución correccional donde usted se encuentre encarcelado o a funcionarios del orden público.
  • Por último, podríamos divulgar su información de salud por la seguridad nacional y actividades de inteligencia y para la provisión de los servicios de protección del presidente de los estados unidos y otros oficiales o líderes de países extranjeros.
  • Notas de la psicoterapia. Las notas de la psicoterapia son notas que son grabadas (de cualquier manera) por un profesional de la salud mental que documenta o analiza los contenidos de la conversación durante sesiones privadas de consejería o sesiones de consejería entre grupos, con otra persona o sesiones familiares y que son separadas del resto del expediente médico del individuo. Podríamos usar o divulgar sus notas de la psicoterapia como lo requiera la ley, o para el uso y/o supervisión por parte del profesional que tiene las notas, en programas de entrenamiento de la salud mental para estudiantes, practicantes o doctores, por la institución cubierta para defender acciones legales u otros procedimientos por parte del individuo, para prevenir o disminuir una amenaza a la salud o seguridad de una persona o el público, para el uso o divulgación a un médico forense o un examinador médico para reportar la muerte de un paciente o para el uso o divulgación a la secretaria de DHHS en el dado caso de una investigación.
  • Nuestros socios empresarios. Contratamos con instituciones externas que nos proveen sus servicios como compañías de facturación, consultores de asuntos de gestión, revisores del control de calidad, contadores o abogados. En ciertas circunstancias podríamos divulgar su información de salud a estos socios de negocios para que puedan llevar a cabo servicios en nuestro nombre. Tendremos un contrato por escrito en orden con el asociado del negocio que requiere la protección de la privacidad y la seguridad de su información de salud.
  • Personas que participan en sus cuidados o en el pago por sus cuidados. Pudiéramos divulgar información a individuos que participen en sus cuidados o a alguien que ayude a pagar por sus cuidados, pero obtendremos su consentimiento antes de hacerlo. Esto incluye a personas y organizaciones tal como su cónyuge, sus otros médicos, personal de las oficinas de los doctores o un ayudante que pudiera estar brindándole servicios a usted. Aunque tenemos que poder comunicarnos con sus otros doctores o proveedores de atención médica, usted nos puede decir si no deberíamos hablar con otros individuos, como su cónyuge o familia. Si usted llega a Kaweah Health inconsciente o de otra manera sin poder comunicarse, podríamos revelar información personal de salud para poder identificar y contactar a la persona sustituta que hará las decisiones respecto a su atención médica (por ejemplo, un familiar o un agente mediante un poder notarial para sus cuidados médicos).
  • Para alternativas al tratamiento Podríamos divulgar información de salud para recomendarle posibles opciones o alternativas al tratamiento.
  • Para servicios y beneficios relacionados a la salud. Podríamos divulgar información de salud para informarle en cuanto a servicios o beneficios relacionados a la salud.
  • Actividades para recaudación de fondos. Podríamos divulgar su información de salud para comunicarnos con usted referente a actividades para recaudación de fondos para Kaweah Health. Dicha información podría ser divulgada a Kaweah Health Hospital Foundation para propósitos similares. Si nos comunicamos con usted, la comunicación incluirá instrucciones acerca de cómo dejar de participar en actividades para recaudar fondos en el futuro.


Estamos obligados a obtener autorización por escrito de parte de usted para cualesquiera otros usos y divulgaciones de información médica aparte de los antedichos. Ejemplos incluyen, pero sin limitados a notas de psicoterapia, el uso de información de salud protegida para propósitos de mercadeo, y para la venta de información de salud protegida. Si usted nos da dicha autorización, usted puede revocar dicho permiso a cualquier momento, por escrito. Si usted revoca su autorización, nosotros no usaremos ni divulgaremos su información personal por las razones indicadas en la autorización escrita. No podremos retractar las divulgaciones que hayamos realizado con su autorización previa.


Usted tiene el derecho de pedir limitaciones en la manera en que utilizamos y divulgamos la información de su salud con excepción de las
que nos exige la ley. Consideraremos su petición, pero no se nos requiere aceptar su petición. Sin embargo, si usted paga de su bolsillo por
completo, un servicio o artículo de cuidados de salud (significando que a su compañía de seguro médico no se le cobrará), usted nos puede
sugerir que no usemos o divulguemos su información de salud a su compañía de seguro médico por los propósitos de buscar pago o
nuestras operaciones. Aceptaremos su petición a menos que la ley nos requiera compartir su información.

Usted tiene derecho a pedir que nos comuniquemos con usted, acerca de asuntos que incluyan información de su salud protegida, de una cierta manera, o en un determinado lugar. Por ejemplo, usted podría pedir que nos comuniquemos con usted solamente a su casa o por correo.

En el evento de que haya un quebrantamiento confirmado de su información de salud que no está protegida, estamos obligados a notificarle dentro de 5 días laborales.

A excepción de ciertas circunstancias, usted tiene el derecho a revisar y recibir una copia de sus expedientes médicos y de facturación respecto a usted. Las copias de dichos expedientes médicos se pueden proporcionar en formato electrónico, a su solicitud si dichos expedientes están disponibles en formato electrónico. Si usted pide copias de esta información, podríamos cobrarle un cargo por los servicios de oficina, por reproducir copias y por el envío. Puede hacer su solicitud al comunicarse con el departamento de Health Information Management Department al (559) 624-2218.

Si usted cree que la información en su expediente es incorrecta o está incompleta, usted tiene el derecho a pedir que corrijamos la información existente o corregir la información que falta. Bajo ciertas circunstancias le podríamos negar su petición.
Usted tiene el derecho de pedir una lista de las veces que hemos divulgado su información médica. Si pide esta información más de una vez cada doce meses, le podríamos cobrar una tarifa.

Usted tiene el derecho a una copia de esta notificación o puede ver la notificación en nuestro sitio web Usted nos puede pedir una copia en cualquier momento.

Para ejercer cualquiera de sus derechos o para más información, por favor comuníquenos por escrito a la siguiente dirección: Kaweah Health, Atención: Compliance and Privacy Officer, 400 W. Mineral King Ave., Visalia, CA 93291


Nos reservamos el derecho a hacer cambios a esta notificación en cualquier momento. Nos reservamos el derecho a poner en vigencia la notificación revisada para la información personal de salud que ya tenemos acerca de usted, y también para toda información que recibamos en el futuro. En caso de que haya un cambio en la materia de esta notificación, colocaremos una copia de la notificación revisada en lugares visibles. Además, usted puede pedir una copia de la notificación revisada en cualquier momento.


Si usted tiene alguna queja acerca de nuestra política de privacidad, puede comunicarse a Kaweah Health, Atención: Compliance and Privacy Officer, 400 W. Mineral King Ave., Visalia, California 93291, y teléfono (559) 624-5006. También puede ponerse en contacto con el Secretary of the Department of Health and Human Services (el/la Secretaria del Departamento de Salud y Servicios Humanos), 200 Independence Avenue, SW, Room 509F, HHH Building, Washington, D.C. 20201 (correo electrónico:, o por teléfono: 1-877-696-6775 No se tomarán represalias en su contra por entablar una queja.